Een IT offboarding checklist zorgt dat een vertrekkende medewerker geen toegang meer heeft, terwijl de organisatie de bedrijfsinformatie bewaart die ze nog nodig heeft. Stem de timing af met HR en de leidinggevende. Behandel accounts, apparaten en gegevenseigenaarschap als afzonderlijke taken.
Spreek het toegangsmoment vooraf af
Laat één persoon HR, de leidinggevende en IT coördineren. Leg vast wanneer toegang stopt, welke apparatuur terugkomt en wie het werk overneemt. Een onverwacht vertrek kan een andere volgorde vereisen dan een geplande overdracht.
Deel geen wachtwoorden om het werk gaande te houden. Geef de opvolger een eigen account met passende rechten. Gedeelde inloggegevens maken latere controle en intrekking van toegang lastiger.
Controleer meer dan alleen Microsoft 365
Inventariseer e-mail, VPN, remote desktop, bedrijfsapplicaties, cloudportalen en persoonlijke accounts die voor werk zijn gebruikt. Vergeet gasttoegang bij klanten en leveranciers niet. Laat de leidinggevende de lijst bevestigen; niet alles staat in de centrale directory.
Volg voor Microsoft 365 de ondersteunde procedures van uw tenant voor het blokkeren van aanmelding en intrekken van sessies. Alleen het wachtwoord wijzigen is geen volledig plan. Controleer ook gekoppelde authenticatiemethoden en apparaten. Microsoft beschrijft de stappen om een voormalige medewerker uit Microsoft 365 te verwijderen.
Bewaar informatie bewust en met een termijn
Bepaal welke bedrijfsbestanden en registraties bewaard moeten blijven voordat u een account verwijdert of een licentie stopt. Controleer de geldende bewaar- en licentieregels voor mailboxen, OneDrive en andere diensten. Verwijderde informatie blijft niet overal even lang beschikbaar.
Draag gedeelde documenten, applicatiekoppelingen en geplande taken over aan een nieuwe eigenaar. Toegang tot een voormalige mailbox vraagt een vastgelegd doel, toestemming en een einddatum. Privacy- en arbeidsrechtelijke verplichtingen verdwijnen niet bij vertrek.
Wat moet er met de laptop gebeuren?
Registreer ontvangst en staat van het apparaat. Bewaar noodzakelijke bedrijfsinformatie volgens de afgesproken procedure en wis het apparaat voordat iemand anders het gebruikt. Beoordeel bij verlies of niet terugbezorgen de beschikbare afstandsmaatregelen en incidentprocedure. Wis niet eerst om daarna naar benodigde bestanden te vragen.
Kunnen we het account direct verwijderen?
Pas nadat bewaartermijnen, eigenaarschap en afhankelijkheden zijn gecontroleerd. Toegang blokkeren en een identiteit verwijderen zijn verschillende beslissingen. Een account kan nog eigenaar zijn van een koppeling of herstelmethode, ook wanneer de medewerker niet meer mag inloggen.
Maak van uw IT offboarding checklist een vast proces
Een korte checklist met verantwoordelijken werkt beter dan een lang document dat niemand afrondt. Managed IT Support van ICT Shift helpt toegang en apparaten coördineren. Onze cybersecurity- en continuïteitsdienst behandelt risico en herstel.
Hangt vertrek nu af van wie zich welke accounts herinnert? Bespreek uw offboardingproces met een engineer.
