Een IT offboarding checklist zorgt dat een vertrekkende medewerker geen toegang meer heeft, terwijl de organisatie de bedrijfsinformatie bewaart die ze nog nodig heeft. Stem de timing af met HR en de leidinggevende en behandel accounts, apparaten en gegevenseigenaarschap als afzonderlijke taken.
Offboarding: drie beslissingen om vooraf af te stemmen
- Wanneer moet de toegang eindigen en wie keurt dat tijdstip goed?
- Wie wordt de eigenaar van de bestanden, het klantwerk en de integraties?
- Welke apparaten moeten worden ingeleverd en wie registreert de overdracht?
Spreek de deadline voor toegang af vóór de laatste dag
Wijs één persoon aan om HR, de leidinggevende en IT te coördineren. Leg vast wanneer de toegang moet eindigen, welke apparatuur moet worden ingeleverd en wie het werk van de medewerker overneemt. Een onverwacht vertrek kan een andere volgorde vereisen dan een geplande overdracht.
Deel geen wachtwoorden om het werk gaande te houden. Geef de vervangende medewerker een eigen account en de benodigde rechten. Gedeelde inloggegevens maken latere controle en intrekking van toegang lastiger.
Inventariseer meer dan alleen het Microsoft 365-account
Controleer e-mail, VPN, remote desktop, bedrijfsapplicaties, cloudconsoles en elk persoonlijk account dat voor zakelijk werk is gebruikt. Vergeet gasttoegang in klantomgevingen en portalen van leveranciers niet. Vraag de leidinggevende om de lijst te bevestigen in plaats van alleen te vertrouwen op een centrale directory.
Volg voor Microsoft 365 de ondersteunde procedures van uw tenant voor het blokkeren van aanmelding en het intrekken van sessies. Alleen het wachtwoord wijzigen is geen volledig plan voor het intrekken van toegang. Controleer ook de authenticatiemethoden en apparaten die aan het account zijn gekoppeld. Microsoft beschrijft de stappen voor het verwijderen van een voormalige medewerker uit Microsoft 365.
Blokkeer nu de toegang; verwijder pas na controle
Behandel het intrekken van toegang en het verwijderen van gegevens als afzonderlijke beslissingen. Een bewaard account is geen reden om de vertrekkende medewerker aangemeld te laten blijven.
Deadline voor toegang
- Blokkeer aanmelding en trek sessies in via ondersteunde procedures.
- Controleer VPN, bedrijfsapps, gasttoegang en goedgekeurd gebruik van persoonlijke accounts.
- Bevestig het resultaat van de toegangsintrekking bij de coördinator.
Beslissing over bewaring
- Wijs zakelijk eigenaarschap toe en controleer afhankelijkheden.
- Bevestig juridische, privacy- en licentievereisten.
- Keur verwijdering en hergebruik van apparaten pas goed nadat de vereiste gegevens zijn bewaard.
Bewaar gegevens bewust, niet voor onbepaalde tijd
Identificeer de bedrijfsbestanden en records die bewaard moeten blijven voordat u een account verwijdert of een licentie stopt. Bevestig de geldende bewaar- en licentieregels voor mailboxen, OneDrive en andere diensten. Ga er niet vanuit dat elke dienst verwijderde gegevens even lang bewaart.
Draag het zakelijk eigenaarschap van gedeelde documenten, applicatie-integraties en geplande taken over. Toegang tot de mailbox van een voormalige medewerker moet een vastgelegd doel, goedkeuring en een tijdslimiet hebben. Privacy- en arbeidsrechtelijke verplichtingen blijven van kracht nadat iemand vertrekt.
Wat moet er met de laptop gebeuren?
Registreer de inlevering en de staat van het apparaat, en volg daarna een goedgekeurd proces voor het bewaren van vereiste bedrijfsgegevens en het wissen van het apparaat voor hergebruik. Beoordeel bij een verloren of niet-ingeleverd apparaat de beschikbare beheerfuncties op afstand en de incidentafhandeling. Wis niet eerst om pas daarna naar noodzakelijke bestanden te vragen.
Kunnen we het account onmiddellijk verwijderen?
Alleen na controle van de gegevensbewaring, het eigenaarschap en eventuele afhankelijkheden van diensten. Het blokkeren van toegang en het verwijderen van een identiteit zijn verschillende beslissingen. Een account kan eigenaar zijn van een integratie of herstelmethode, zelfs als de persoon niet meer hoeft in te loggen.
Maak uw IT offboarding checklist herhaalbaar
Een korte checklist met aangewezen eigenaren is nuttiger dan een lang document dat niemand invult. De Managed IT Support van ICT Shift helpt bij het coördineren van toegang en apparaten, en Cybersecurity & Business Continuity richt zich op blootstelling en herstel.
Praat met een engineer over uw offboardingproces als vertrekprocedures momenteel afhangen van iemand die moet onthouden welke accounts er bestaan.
